2013年1月5日 星期六

論文編輯之進階功能-追蹤修訂


在撰寫論文或技術報告過程中,難免會針對文字一改再改,這時從自己的角度來看,就會有一些疑問,例如:我這次改了哪些內容?我刪除哪些刪除?我新增哪些內容?反之,若從別人角度來看就有不同疑問,例如:你這次改了哪些內容?你新增哪些內容?你刪除哪些內容?。



雖然Word有提供檔案內容比對功能,但比起Word追蹤修訂功能,更能直覺讓自己與別人,很清楚了解哪些內容被修改,可替自己與對方節省不少文件比對工作。以下將介紹追蹤修訂功能操作步驟:
步驟1:點「校閱」,再開啟「追蹤修訂」功能

步驟2:點「追蹤修訂」下方箭號,確認設定
追蹤修訂功能的標記設定不當,將導致文件追蹤修訂過程無法正確顯示,一般而言是不會去更動此項設定。但是,若您發現無論您新增或刪除文字,都未能正確顯示修訂內容,則必須確認標記設定是否正確,以下是常見設定:
1.     插入:底線
2.     刪除:刪除線
3.     修改樣式:外框線

步驟3:設定追蹤修訂檢視模式
一旦開啟「追蹤修訂」功能,編修過程導致文字零亂是最令使用者困擾。追蹤修訂時,文件有以下4種顯示模式:
1.     顯示完稿變更:顯示文件所有變更、刪除及註解,這是Word開啟文件的預設檢視
2.     完稿:顯示文件修訂後的模樣,但任何尚未接受、拒絕或刪除的追蹤修訂或註解,都會在文件中保留標記
3.     原始原稿標記:變更與刪除的內容將保留在文件中,而文字新增與格式化修訂記錄則顯示在一旁的註解方塊
4.     原稿:顯示原始文件修訂前的樣子

步驟4:接受或拒絕變更
在修訂完成論文或技術報告後,必須檢閱者 (自己或資料整合負責人)完成最後校閱動作,然後接受或拒絕修訂。因此,檢閱者可以逐一處理修訂,也可以一次處理所有修訂,以下有2種方法可供參考使用
1.     檢閱者可以按滑鼠右鍵來選擇拒絕或接受變更
2.     檢閱者可參考 8.4操作介面,完成內容修訂
l   逐一[接受變更]或一次接受所有修訂
l   逐一[拒絕變更]或一次拒絕所有修訂