在撰寫論文或技術報告過程中，難免會針對文字一改再改，這時從自己的角度來看，就會有一些疑問，例如：我這次改了哪些內容？我刪除哪些刪除？我新增哪些內容？反之，若從別人角度來看就有不同疑問，例如：你這次改了哪些內容？你新增哪些內容？你刪除哪些內容？。
雖然Word有提供檔案內容比對功能，但比起Word的「追蹤修訂」功能，更能直覺讓自己與別人，很清楚了解哪些內容被修改，可替自己與對方節省不少文件比對工作。以下將介紹「追蹤修訂」功能操作步驟：
步驟1：點「校閱」，再開啟「追蹤修訂」功能
步驟2：點「追蹤修訂」下方箭號，確認設定
若「追蹤修訂」功能的標記設定不當，將導致文件追蹤修訂過程無法正確顯示，一般而言是不會去更動此項設定。但是，若您發現無論您新增或刪除文字，都未能正確顯示修訂內容，則必須確認標記設定是否正確，以下是常見設定：
1. 插入：底線
2. 刪除：刪除線
3. 修改樣式：外框線
步驟3：設定追蹤修訂檢視模式
一旦開啟「追蹤修訂」功能，編修過程導致文字零亂是最令使用者困擾。追蹤修訂時，文件有以下4種顯示模式：
1. 顯示完稿變更：顯示文件所有變更、刪除及註解，這是Word開啟文件的預設檢視
2. 完稿：顯示文件修訂後的模樣，但任何尚未接受、拒絕或刪除的追蹤修訂或註解，都會在文件中保留標記
3. 原始原稿標記：變更與刪除的內容將保留在文件中，而文字新增與格式化修訂記錄則顯示在一旁的註解方塊
4. 原稿：顯示原始文件修訂前的樣子
步驟4：接受或拒絕變更
在修訂完成論文或技術報告後，必須檢閱者
(自己或資料整合負責人)完成最後校閱動作，然後接受或拒絕修訂。因此，檢閱者可以逐一處理修訂，也可以一次處理所有修訂，以下有2種方法可供參考使用
1. 檢閱者可以按滑鼠右鍵來選擇拒絕或接受變更
2. 檢閱者可參考圖 8.4操作介面，完成內容修訂
l 逐一[接受變更]或一次接受所有修訂
l 逐一[拒絕變更]或一次拒絕所有修訂
